كيفية كتابة وإرسال ايميل احترافي لجهات العمل

إذا كنت لا تملك مهارة إرسال ايميل احترافي، فقد يعوق ذلك كثير من خطواتك المهنية، لأن البريد الإلكتروني أو الـ E-mail، هو طريقة التواصل مع الشركات وجهات العمل، ويعبر عن المُرسل ويترك انطباعا عنه لدى هذه الشركات، ولذلك قد يكون طريقتك ولغتك في الايميل هي السبب في رفض أو قبول طلبك بالعمل.

بعد أن تنتهي من كتابة السيرة الذاتية الخاصة بك، وتتأكد من أنك أتممت خطواتها بنجاح، واستطعت أن تستعرض بها مهاراتك وخبراتك والإمكانيات التي تمتلكها، وتستعد لإرسالها حتى تحين لك فرصة عمل الإنترفيو، لينتهي بك الأمر موظفا بهذه الشركة، فهناك خطوة مهمة هي التي ستجعل نسبة حدوث ذلك أكبر، وهي كيفية إرسال الايميل.

طريقة كتابة ايميل رسمي

كتابة البريد الإلكتروني وإرساله، لا يمكن التعامل معه بطريقة عادية وعشوائية، لأنه بوابتك نحو العمل في المكان الذي تريده، لذلك، يجب أن تحرص على أن يكون البريد الإلكتروني الخاص بك مكتوب بطريقة احترافية ورسمية، سواء باللغتين العربية أو الإنجليزية، مما يعني أنه يعكس صورتك لدى الشركة، ويوضح مدى حرصك واهتمامك على العمل بها.

تلك مجموعة من النصائح الرئيسية عند كتابة البريد الإلكتروني، حتى يكون يظهر بطريقة رسمية واحترافية:

بريدك الإلكتروني: من المهم أن يكون اسم البريد الإلكتروني الخاص بك رسميا، فلا يحمل ألقاب أو أسماء غير مفهومة، فإذا كان اسمك إيمان فتحي، فيجب أن يحمل البريد اسمك واسم والدك أو لقب العائلة، فيكون مثلا: [email protected]، ومن الممكن إضافة رموز او أرقام حسبما يتطلب الأمر.
المرسل إليه To: يجب التأكد من اسم البريد الإلكتروني الذي تقوم بإرسال رسالتك البريدية له، فيجب أن تكتبه بطريقة صحيحة حتى يصل لمَنْ تريد.
خانة الموضوع Subject: في الغالب، توضح الشركات وجهات التوظيف عنوان الايميل الذي يريدونه، وفي حالة لم يتم تحديد ذلك، من الممكن أن يتم كتابة اسمك والمسسمى الوظيفي الذي تتقدم له، مع الحرص على عدم ترك هذه الخانة فارغة.
تحية الايميل Greeting: من المهم، بدء الايميل بتحية ودودة ورسمية إلى الشخص المسئول عن التوظيف في الشركة إما بمنصبه ومسماه الوظيفي أو اسمه، حسب المتاح، فمن الممكن أن تبدأ بريدك الإلكتروني بـ: أعزائي السادة مسئولي التوظيف بشركة..، أو Dear HR Manager، وفي حالة توفر الاسم، تخاطبه مباشرة عزيزي أو الأستاذ/ة فلان.
طول الايميل Length: لا يحب الاشخاص أن يتلقون رسائل طويلة في بريدهم الإلكتروني، ولكن هذا لا يعني أن تكون رسالتك موجزة ومختصرة بصورة جائرة، ولكن يمكنك كتابة مجموعة من الأسطر والفقرات التي توجز مسيرتك المهنية ورغبتك في العمل بالشركة، وتوضيح وجود ملف لسيرتك الذاتية بالمفرقات Attachment.
الرموز التعبيرية Emoticons: بالطبع، من غير اللائق أن تتضمن رسالة البريد الإلكتروني الخاصة بك الرموز التعبيرية (الإيموجي)، التي قد تستخدمهات في رسائلك لأصدقائك، فالبريد الإلكتروني له صفة جادة يجب الالتزام بها.
الأخطاء الإملائية والنحوية: سواء كانت لغة الايميل العربية أو الإنجليزية، فيجب التأكد من خلوها من الأخطاء اللغوية والنحوية، وأن تحرص على أن تكون كتابته منمقة، تنتبه فيها للألفاظ والتعبيرات التي تستخدمها، وتراعي أن يكون لك نبرة جادة Serious Tone، ولكنها تحمل الود والاحترام أيضا.
الخاتمة Ending: عندما تنتهي من كتابة الايميل، فيجب أن تختمه بكلمة شكرا وتوقيعك واسمك ورقم تليفونك، والبعض يقومون بترك حساباتهم على مواقع التواصل الاجتماعي أيضا، وخاصة حساب لينكد إن LinkedIn، وقد يكون كالتالي:

شكرا Thanks
إيمان فتحي Eman Fathi
رقم التليفون
حساب لينكد إن

كتابة خطاب التغطية

هناك بعض الأمور الأخرى التي يجب مراعتها عند إرسال الايميل لجهات العمل، ومن بينها نص البريد الإلكتروني نفسه، وما الذي يمكن أن تكتبه، وهو ما يسمى Cover Letter، والهدف منه هو تقديم معلومات إضافية عن خبراتك ومهاراتك، ومعلومات تفيد في التعرف عليك بصورة أكبر.

ويقوم خطاب التغطية Cover Letter بتوضيح سبب تقدمك للوظيفة، ومدى توافقك مع متطلباتها، مما يعني أنه يجب أن يتم كتابته بطريقة احترافية، وبه قليل من الإبداع وكانك تقوم بتسويق نفسك، فتروج لما يمكن ان تضيفه للشركة أو المؤسسة، ولكن دون إسهاب وإطالة.

تلك مجموعة من الخطوات التي تساعدكم على كتابة خطاب تغطية احترافي:

أن يكون خطاب التغطية مكمل للسيرة الذاتية التي قمت بإرفاقها في الايميل، وليس نسخة ثانية منها، بمعنى أنه يضيف معلومة جديدة عنك، ويفسر خبراتك المهنية والتطوعية.
من المهم، أن يتضمن خطاب التغطية سبب اهتمامك للعمل بالشركةن والتقدم للوظيفة المعروضة، مما يعني ضرورة الإشارة للشركة في نص الخطاب.
تجنب الأخطاء المطبعية والنحوية بكل السبل، وأن تكون لغتك بسيطة وودودة، وجادة أيضا.
من الممكن، أن تشير في خطاب التوصية غلى الطريقة التي تعرفت لها على الوظيفة المتاحة بالشركة.
يجب أن تقوم بتوضيح الإضافة أو الإسهامات التي ستقدمها للشركة، في حال تم قبولك بالوظيفة المتاحة، وتستعرض أفكارك للتطوير، ولكن دون نظرة استعلاء أو استهانة بما تقدمه الشركة بالفعل.
مشاركة مهاراتك العملية، لا يعني أن تقدم أي معلومات شخصية عنك.
من الأمور التي يجب الابتعاد عنها، هو ذكر الراتب أو السؤال عنه، خاصة، إذا لم يكن ذلك من متطلبات التقدم للوظيفة.
ورغم أن خطاب التغطية يجب أن يتضمن المعلومات، فهذا لا يعني أن يكون طويل، حتى لا تكون رسالتك البريدية مملة، ويتم إهمالها، ولهذا يجب أن تختصر وتوجز قدر الإمكان.
ومن الممكن أن تكون صيغة البريد الإلكتروني بخطاب التغطية كالتالي:

التحية: التي أوضحنا الجهة التي ستوجهها لها.
الفقرة الأولى: تشرح فيها سبب إرسالك الايميل، وتوضيح المكان والوقت الذي شاهدت فيه إعلان الوظيفة التي تتقدم لها.
الفقرة الثانية: تبدأ هنا الحديث عن مهاراتك الشخصية، والخبرات التي تمتلكها، ومدى توافقك مع المنصب المعروض.
الفقرة الأخيرة: في هذه الفقرة تشكر متلقي رسالتك، وتعتذر إذا كانت رسالتك طويلة، وتوضح أن سيرتك الذاتية مرفقة بالايميل، وتسأل عن الميعاد الذي تنتظر خلاله ردهم على رسالتك.
الخاتمة: وتنهي فيها رسالتك بأدب، ثم تكتب التوقيع ورقم التليفون واسم البريد الإلكتروني، وقد تضيف حسابات مواقع التواصل الاجتماعي الخاصة بك، إذا أردت.

كتابة الايميل بطريقة احترافية ورسمية، ليس بالصعوبة المتخيلة، ويمكنك في البداية أن ترسله لشخص صاحب خبرة، ليخبرك بوجود أخطاء ويوجهك نحو تصحيحها.