أهمية التفويض الإداري ومتى يجب تجنبه تماماً!

المحتويات:
تعريف التفويض
أهمية التفويض الإداري
مهارات التفويض في العمل
متى يتوقف التفويض

أحياناً ما تستجد بعض الظروف الخاصة في العمل، قد تطرأ معطيات جديدة أو تحدث بعض التعقيدات، هنا تتقدم أهمية التفويض الإداري في العمل والذي يساعد في تخطي بعض المشكلات أو على تسريع إمكانية إنجاز بعض المهمات في بيئة وإدارة وإتمام العمل.

تعريف التفويض

قبل تعريف التفويض الإداري يجب تعريف الصلاحية الإدارية، وهي تعني سلطة محددة لموظف أو عدد من الموظفين أو العاملين بشركة ما أو مكان ما في اتخاذ وممارسة قرار ما وتطبيقه لإتمام الأعمال المنوط بها، وبديهي أن الصلاحيات تختلف من شخص لآخر ومن قطاع وتخصص لآخر، والتفويض يعني منح مرؤس أو عدد من المرؤوسين على اختلاف درجاتهم قدر معين من تلك الصلاحية من أجل المساعدة في تسريع إنجاز مهام العمل المطلوبة في مدة زمنية قد لا تكون ممكنة حال عدم وجوده أو نتيجة ظروف معينة.

أهمية التفويض الإداري

ينتقل التفويض دائماً من الأعلى للأسفل طبقاً للهرم الوظيفي أو الإداري، وله أهمية وفوائد منها
إمكانية تلبية مواعيد الإنجاز في خطط العمل بسهولة أكبر وتنفيذها دون تسويف أو تأخير لما له من قدرة على القفز على مظاهر البيروقراطية.
يساهم في تعزيز روح العمل الجماعية بشكل أكبر في بيئة العمل.
يساعد على تفادي التركيز الإداري والشمولية السلطوية في يد المدير وقيامه المباشر بها، حيث يكون من الصعب على المدير التركيز في كافة التفاصيل، وبالتالي فإن التفويض الإداري يساعد في ترتيب وتقسيم المهام وتخفيف الضغط الإداري.
يساعد المفوَّض على التعرف على مهاراته و اكتساب الثقة بالنفس وتطوير الإمكانيات المطلوبة لتنفيذ مهام العمل.

مهارات التفويض في العمل

يتطلب التفويض الفعال عدداً من العناصر الضرورية كي يحقق الأهداف المطلوبة منه على الوجه الأمثل وهي

التخطيط

قبل تفويض الصلاحيات يجب أن يتم تحديد الأهداف المطلوبة سلفاً وبشكل واضح، وكذلك يجب تحديد الأعمال والأنشطة المطلوبة للوصول لتلك الأهداف، ويجب أن يكون ذلك معروفاً أيضاً للمرؤوسين بشكل واضح.

التوازن بين الصلاحيات والمسؤوليات

يجب إرساء قاعدة لا صلاحيات دون مسؤوليات، فوجود مسؤولية دون صلاحية يمنع القيام بالمهام المطلوب، وكذلك وجود صلاحية دون مسؤولية يفرغ دائرة العمل من مضمونها ويساعد على الإرتخاء والتهرب من الواجبات.

تحديد حدود الصلاحيات بوضوح

فيجب ان تكون الصلاحيات محددة بوضوح ودقة حتى لا سيء المرؤوس المفوَّض استخدام التفويض الممنوح له، بجانب أن تحديد الصلاحيات بوضوح يساعد على المبادرة والعمل ضمن الحدود المتاحة والرجوع للإدارة في أي مسألة تتجاوز صلاحياته المستجدة.

تجنب التبعية المزدوجة

وهذا يحدث كثيراً، فحين حدوث تفويض إداري ما، يجب تجنب وجود تبعية مزدوجة منعاً للتضارب أو الإرتباك.

التواصل الجيد بين المفوِّض والمفوَّض

يساعد على تقديم صور واضحة لسير العمل ويسمح بطلب التوضيحات أو الاستفسارات بما يساعد على سرعة تنفيذ المهام

التحفيز
يساعد التحفيز الإيجابي على تقبل المرؤوسين للمهمات الجديدة وتقديم أداء أفضل.

اختيار الأفراد بصورة صحيحة

لا يكون اختيار الأفراد المكلفين بالمهام عشوائياً، بل يجب أن يكون بناءاً على الموضوعية والكفاءة، وعلى مبدأ الشخص المناسب في المكان المناسب، بجانب حصول الشخص على التدريب المناسب للتأكد من اكتسابه المهارات اللازمة للقيام بعمله.

تطوير أساليب رقابية مناسبة

تقوم الشركة أو الجهة الحريصة على بيئة عمل صحية بابتكار أساليب مناسبة لمتابعة سير العمل لتصحيح أي أخطاء دون التدخل في العمل اليومي أو الأمور الشخصية للعاملين.

متى يتوقف التفويض

يجب أن يتوقف التفويض، أو ألا يحدث على الإطلاق في بعض الحالات ومنها

إذا كان المفوَّض مشغولاً بالعديد من المسؤوليات والمهام الخاصة بالعمل، فمن غير العدل استمرار تفويضه بالمزيد من الأعباء حتى لو كان يتمتع بالكفاءة اللازمة، خاصة مع وجود موظفين آخرين يمكن تدريبهم على المهمة المستجدة وإسنادها اليهم.
إذا كانت المهمات المفوضة من صميم الاختصاصات العليا الأساسية للمدير والتي يجب أن يقوم بها بنفسه. دوناً عن المرؤوسين أو الموظفين، أو حال اعطاءه التفويض في غير محله ولأسباب خارج قواعد العمل، كالتكاسل على سبيل المثال أو التهرب من مسؤولياته.
إساءة استخدام التفويض، كأن يقوم الموظف المفوَّض بتوبيخ أو إساءة معاملة زملائه، أو تكليفهم بمهام إضافية خارج نطاق تخصصاتهم دون وجه حق، أو طلب أداء عمل إضافي دون أجر، أو التعالي على الآخرين بما يؤدي لتلوث بيئة العمل بالمشاعر السلبية بما يؤثر سلباً على العمل نفسه.

كانت تلك بعض الأفكار الخاصة بأهمية التفويض الإداري وكذلك مساوئه المحتملة.