10 خطوات لكتابة خطة عمل مشروعك الجديد

أي مشروع يحتاج إلى خطة عمل متطورة ومدروسة بعناية حتى يُكتب له الانطلاق، فخطة العمل الواضحة والمستوفية لمتطلبات المشروع هي التي تستطيع أن ترسم مستقبل عملك، وتُسهل باقي الإجراءات التي يحتاجها.

 

لن يكون مجديا أن تبدأين المشروع بعشوائية، ودون خطة مكتوبة وأهداف واضحة، وإذا حدث ذلك يمكنك الشروع الآن في عمل خطة جديدة حتى تعملين على تطوير المشروع وتوفير ما يلزم لاستمراره بسهولة، وتتمكنين من متابعته بطريقة أكثر احترافية، فمهما كان مشروعك صغير فذلك لا يعني أنه ليس في حاجة إلى خطة تنظم العمل به.

 

إليك بعض الخطوات التي يمكنها مساعدتك في كتابة خطة العمل، التي تشمل القواعد الرئيسية للمشروع والتي يقاس عليها أداء المشروع بأكلمه، إلى جانب خطط التمويل وإدارة المخاطر والجودة وخطة المشتريات وخطة التوظيف وخطط التواصل والاتصالات.

يعتقد البعض خطأً أن خطة المشروع تعني الجدول الزمني له، ولكن هذا غير صحيح، فالوقت اللازم لإتمام المشروع هو جزء من خطة العمل، التي يجب أن تفندين مكوناتها وتتوقعين أن يحدث بها تغيير قد يأتي من العقبات أو التغيرات المحيطة ببيئة المشروع نفسه، فالخطة بمثابة خارطة طريق للمشروع، وكأنها بوصلة تحدد اتجاهه، كمن يقود سيارة وتوضح له الخارطة الطريق، الذي يمكن أن يتم استبداله مع ورود أي تغيير.

أصحاب المصلحة الرئيسيين من المشروع، والشركاء والفاعلون والمتأثرون بنتيجته يجب أن يتم شرح الخطة لهم بصورة مفصلة، مع توضيح المستندات والوثائق المطلوبة حتى يكون كل شخص على دراية بدوره في الخطة وتنفيذ المشروع.

 

 

يجب عرض خطة العمل على الجهات المشاركة في المشروع، من أصحاب التمويل الذين سيصدقوا على الخطة أو يطلبوا لها تعديلا، الخبراء المهتمين بالمنتج النهائي والجدول الزمني لتنفيذ الخطة، المدير الفعلي للمشروع الذي يدير وينفذ الخطة، وينقلها إلى فريق العمل الذي يعمل كل شخص فيه على تطوير العديد من جوانب خطة العمل بما يتوافق مع الخطوات الفعلية والمهام الحقيقية لهم.

 

بعد اطلاع كل مختص على خطة العمل، حان الوقت لإجراء اجتماع يناقش التعديلات وتبدأ بعده خطة العمل للمشروع، ويتكلف كل بمهامه، بعد تحديد الرؤية والاستراتيجية الخاصة بالمشروع وأدوار كل فرد أو مجموعة والمسئوليات الخاصة بهم، مع وضع آليات لاتخاذ القرار وتسيير أمور العمل.

 

يمكن عمل إطار لخطة العمل، بعيدا عن الخطة التفصيلية للمشروع، يتضمن المعالم الرئيسية للمشروع والنهج الذي يسير عليه العمل، مع الأهداف المرجوة منه وحاجة العمل والمشكلات التجارية التي قد تنشأ مع الوقت، ويتغير هذا الإطار مع تغير خطة العمل وطبيعة تنفيذ المشروع، ويعتبر عقد بين مدير المشروع وصاحب التمويل.

 

لتنفيذ الخط الرئيسي الذي قام عليه المشروع، تبدأ عملية تطبيق إطار العمل، والشروع في تقسيم المهام وتحديد الموارد المتعلقة بكل مهمة، وتكلفتها إلى جانب معرفة الجدول الزمني لإتمامها.

 

كل فريق او إدارة مختصة بمهمة ما، عليها أن تتعرف على الخطوات التي يجب عليها إتباعها لتنفيذ المهمة بما يتوافق مع الجدول الزمني والتكلفة المخصصة لها وإطار العمل، مما يعني أنه قد يطرأ تغييرات تتعلق بالتنفيذ الفعلي يمكن تداركها والتعامل معها.

 

العمل على وضع خطة للتوظيف، بما يسمح لك معرفة مسارات كل مورد من موارد المشروع، ومن خلال رسم بياني توضيحي أو جدول تضعين معدل لبقاء كل موظف والمدة الزمنية التي استمر فيها، دون التطرق إلى مواعيد تسليم العمل أو البدء فيه، فقط مسار يوضح لكِ سلوك الموظفين في التعامل مع المهام.

 

يجب أن يكون هناك خطة لمتابعة جودة المنتج النهائي طوال مراحل العمل عليه، لتلافي الأخطاء والعيوب، والبدء في التخلص منها والعمل على تحسين جودة المنتج النهائي بصفة مستمرة، وذلك عن طريق وضع معايير معينة يمكن القياس عليها، إلى جانب تحليل المخاطر الذي يعمل على توقع الخطر والتعامل معه وتقييمه، مع التأكد من قدرة الفريق على التعامل معها.

 

ومن الممكن أن يقصد بها أيضا "اللوجيستيات"، فيكون كل شخص على علم بالطريقة التي يتم بها تخزين المعلومات وكيفية التعامل مع القضايا، ومن المسئول عن تصعيدها وحلها، طريقة العمل داخل المشروع والتواصل بين الإدارات والمجموعات المختلفة.

 

في النهاية يجب مراجعة خطة المشروع ليوافق عليها الجميع، ويبقى الجزء المتبقي المتعلق بمراقبة تنفيذ الخطة وقيام كل بمهامه ودوره ومسئولياته.