إدارة التغيير وتأثير ذلك على مستقبل الشركات والمؤسسات

يقولون دائما أن التغيير سُنة الحياة، فكل شىء في الكون في تغير مستمر من حالة إلى حالة. وكذلك الأمر في عالم البيزنس أيضا، بل قد يكون أسرع مما نتخيل. فالسعرة والتكنولوجيا الرهيبة التي نعيشها الآن جعلت اللحظة لها ثمن في عالم البيزنس والمنافسة. لذلك ظهر ما يُعرف بـ "إدارة التغيير" وهو مصطلح مهم للمؤسسات والشركات وحتى الأفراد. إدارة التغيير تعني أن تواكب الشركة ما يحدث حولها وتضع خطة واستراتيجية معينة لتطوير كفائتها وأسلوب إدارتها وخدماتها، والجزء الثاني إدارة الموظفين ليُواكبوا هذا التغيير وتدربيهم على التعامل معه لوجود توازن في أسلوب الإدارة. للوصول لأفضل نتائج وأرباح. ولا يقتصر مصطلح إدارة التغيير على سوق العمل والشركات فقط ولكنه يشمل أي مؤسسة ترغب في التطور حتى المؤسسات الحكومية والدول. 

ما معنى إدارة التغيير

هناك الكثير من المفاهيم التي تُفسر هذا المصطلح ولكن في جميعها تشترك في قدرة الشركات أو المؤسسات على التغيير والتأقلم مع الأحداث لمواكبة التطور المستمر، وذلك من خلال دراسة وملاحظات مستمرة لمتغيرات سوق العمل ومتطلبات رفع الكفاءة. كل ذلك يُتوج بقدرة الشركة أيضا على إدارة تغيير الموظفين والعاملين بها ليكونوا جزء من هذا التغيير ويعرفون كيفية التعامل معه. فعلى عكس المُتوقَع هناك عُمر افتراضي للشركات حتى الكبيرة التي تستمر لسنوات طويلة. فقد تم تحديد هذا العُمر الافتراضي بـ 75 سنة في الماضي ولكن مع التطورات السريعة التي نشهدها قلّ هذا المعدل لـ 15 سنة. وقد رأينا الكثير من النماذج التي رفضت اتباع سياسة التغيير ولم نتذكر اسمها الآن.

أهداف إدارة التغيير

قبل وضع خطة أو استراتيجية لإدارة التغيير، يجب أن تُحدد المؤسسة أهداف لهذا التغيير وفقا لاحتياجاتها ومتطلباتها وأهم هذه الأهداف...

1. الهدف الأول يتبلور في تأسيس الابتكار، فالشركات التي تقف ضد التغيير بأشكاله المختلفة تجد صعوبة في التطور. لذلك يجب التشجيع على الابتكار وتقبل التغيير.
2. تأسيس مبادىء التغيير، فهذا يُعتبر بمثابة الأساس لمبدأ الابتكار والتطور. فهذه المبادىء تُرسخ في العاملين بالمؤسسة توقعات وأحلام للتطور والتغيير.
3. إدارة التغيير هى لعبة استراتيجية في المقام الأول، لذلك يجب تطوير وتنفيذ استراتيجيات وخطط قوية لإدارة الثقافة والتواصل بين العاملين ومراقبة الأداء.
4. تأسيس أفضل الممارسات والأنشطة للتطوير والابتكار.
5. تدريب وتطوير الرؤساء والمديرين على كافة مستويات الشركة لأن هذا هو مفتاح تدريب بقية العاملين والموظفين.
6. تحديد وتعريف التغيير ومتطلباته ومسئولياته.
7. وضع خطة لمراقبة أداء العاملين ومواكبة أدائهم لأهداف التغيير.
8. التواصل الاجتماعي مع أفراد المؤسسة لتشجعيهم على التغيير.
9. تدريب الموظفين لرفع قدرتهم على مواكبة التطور. وإشراكهم في هذا التغيير.
10. رفع الوعي بأهمية التغيير وتعريف الموظفين بالتحديات التي تنتظرهم لتحقيق النجاح.
11. قياس أداء الشركة، وقدرتها على مواكبة التغيير، والاحتفال بكل نجاح في هذا الطريق.
12. التعلم من عملية التغيير وقياس النتائج.

اقرئي أيضا: أهم النصائح لإدارة فريق العمل في أوقات الصراعات

خطة إدارة التغيير

لا شك أن التغيير في أي مؤسسة أو شركة يجب أن يكون مدروس ومُخطط بعناية. فالبحث والوصول لخطة واستراتيجية مُعينة هو الذي يجعل إدارة التغيير أسهل وذات قيمة وفائدة للمؤسسة كلها. فكيف يُمكن وضع خطة للتغيير؟ بشرط أن تكون واضحة ومتكاملة ويُمكن تطبيقها في الواقع وليس مجرد أفكار...

1- تحديد أسباب وأهداف التغيير

قبل وضع أي استراتيجية أو نظرية للتغيير، يجب تحديد أسباب هذا التغيير ولماذا يجب أن تُطور الشركة أو المؤسسة من سياستها. كما يجب تحديد أهداف ملموسة مثل التي ذكرناها سابقا، أهداف يُمكن قياس مدى تحقيقها ومدى التزام المؤسسة بها. كل ذلك يجعل الأمور أوضح وأسهل في تنفيذ خطة التغيير.

2- ما هو هذا التغيير؟

تختلف طبيعة التغيير وفقا للسبب الذي يحدث من أجله التغيير ووفقا لطبيعة المؤسسة، فمثلا هل سيكون التغيير في السياسة الداخلية للمؤسسة؟ أم سيكون تحديا جديدا لمواكبة تطورات خارجية؟ أم سيكون تطوير شامل؟ يجب تعريف وتحديد ماهية التغيير الذي سيحدث ليستطيع الجميع التعامل معه.

3- حدد الإدارات التي ستتأثر بهذا التغيير

حدد الأطراف ورؤساء الأقسام أو الأقسام عموما التي ستتأثر بالتغيرات الجديدة. كما يجب شرح وتوضيح خطة التغيير وأخذ الآراء لمعرفة المؤيد والمعارض لهذا التغيير. بهذه الطريقة يتم إشراك العاملين في خطة التغيير ليكون التواصل معهم أسهل فيما بعد.

4- اختيار مسئولين عن إدارة التغيير

يجب أن يتم تخصيص فريق لإدارة هذا التغيير ومرحلة التطور التي ستمر بها المؤسسة. اختيار هذا الفريق يجب أن يكون لأسباب تتعلق بالكفاءة والقدرة على التواصل مع الموظفين لشرح متطلبات وأسباب هذا التغيير. واقناعهم بضرور هذا التغيير لمستقبل الشركة.

5- وضع خطة للتواصل مع العاملين بالمؤسسة

مهارات التواصل من أهم المهارات التي يجب أن يتمتع بها المّدراء ورؤساء الأقسام. وخاصةً لنجاح إدارة التغيير، لأن هذه العملية تحديدا تحتاج للتعاون بين فريق العمل كله. حيث يجب شرح وإيصال فكرة التغيير وطبيعته وإشراك العاملين في الخطة. كما يجب ترسيخ ضرورة التغيير ومواكبة التطور في أذهانهم ليستطيعون تقبل الأمر والعمل على تحقيقه.

6- تقبل الرفض

الاستعداد للآراء غير المؤيدة للتغير هو جزء من خطة واستراتيجية التغيير نفسها. فبالتأكيد سيكون هناك أشخاص غير مُرحبين بالفكرة أو في حالة من الاستغراب. لذلك يجب تقبل ذلك ومحاولة التواصل معهم بشكل فعّال. كما يجب معرفة أسباب عدم تقبل التغيير، مثل عدم وضوح الأمر، أو الخوف والقلق من فقدان الوظيفة بسبب هذا التغيير، أو الشعور بالضبابية وعدم فهم الأسباب وعدم وجود حافز لذلك.

اقرئي أيضا: علامات بيئة العمل االصحية اعرف على تتوافر في عملك

نماذج إدارة التغيير

تغيير أي مؤسسة أو شركة يُعتبر سياسة المدى الطويل التي ستتأثر بها المنشأة والعاملين بها لسنوات. لذلك قبل أي شىء يجب اختيار نموذج علمي مبني على قواعد مُحددة لهذا التغيير. واختيار هذا النموذج يعتمد على طبيعة المؤسسة وأسباب التغيير. ومن أشهر النماذج التي تم وضعها لإدارة التغيير...

1- نموذج لوين لإدارة التغيير

هذا النموذج وضعه العالم الإجتماعي كورت لوين عام 1950، ومازال يُستخدم إلي الآن. وفي هذا النموذج يشرح لوين التغيير الذي يحدث لأي مؤسسة من خلال مراحل التغيير التي يمر بها قالب الثلج:

• المرحلة الأولى (تسييح الثلج): في هذه المرحلة وفقا لنموذج لوين يجب التحضير والترتيب للتغيير، بمعنى أصح تسييح قالب الثلج الرافض للتتغير بشكل عام. وفي هذه المرحلة يتم شرح أسباب التغيير وضرورته وكيف سيكون أمر إيجابي على المدى الطويل.
• المرحلة الثانية (التغيير): في هذه المرحلة يتخذ التغيير مكانا فعليا، وقد  يأخذ ذلك بعض الوقت لأن الأشخاص في العموم يحتاجون وقت لتقبل التغيرات. ويقول لوين أن هذه المرحلة تحتاج إدارة جيدة وقدرة على التواصل لأن هذه الأشياء لن تجعل الأمر يسير في الاتجاه الصحيح فقط، ولكنها ستجعل الفكرة أسهل على الموظفين لتقبلها.
• المرحلة الثالثة (إعادة تجميد الثلج): المرحلة الأخيرة في نموذج لوين تُعتبر إعادة الاستقرار والثبات على التغيرات الجديدة. وتحتاج لأشخاص يستطيعون التأكد من العمل بالمتغيرات بطريقة ثابتة حتى بعد تحقيق الأهداف. وتضمن هذه المرحلة رجوع كل شىء كما كان ولكن بالتطورات والسياسات الجديدة.

اقرئي أيضا: المهارات الشخصية التي تحتاجها لتنجح في مجال عملك

2- نموذج ماكنزي للتغيير

النموذج الثاني موجود إلى الآن منذ أن ابتكره مستشارو شركة Mckinsey & Company عام 1980، ويتألف من 7 خطوات أساسية:

• الاستراتيجية: ابتكار خطة واضحة للمنافسة والتغيير وتحقيق أهداف التغيير.
• الهيكل: وجود الطريقة أو البناء الهيكلي الذي ستتبعه المؤسسة للتغيير.
• النظام: الـ system الذي سيُنظم طريقة العمل يوم بعد يوم.
• مشاركة القيم: المبادىء والقيم الأساسية التي ستتفق عليها المؤسسة لتعمل من أجلها.
• الستايل: هو الأسلوب أو نمط التعامل والإدارة والتغيير في الشركة.
• فريق العمل: الأشخاص المشتركون في عملية التغيير ومدى كفائتهم.
• المهارات: وأخيرا المهارات والخبرات التي يتحلى بها العاملون.

اقرئي أيضا: مؤشرات الأداء وقياسها وأهم فوائدها للمشروعات التجارية

3- نموذج كوتر لإدارة التغيير

ابتكر أستاذ البيزنس في جامعة هارفرد John P. Kotter هذا النموذج أو النظرية التي تتألف من 8 خطوات أساسية وهى:

• رفع الوعي بضرورة التغيير: تمرير هذا الشعور للموظفين يُحفزهم أكثر على أهمية التغيير وضرورة البدء الفوري في خطواته.
• بناء فريق العمل: اختيار الأفراد الأنسب لإدارة التغيير يُعتبر الخطوة الثانية والأهم لأنهم يجب أن يتحلوا بالكثير من المهارات والقدرة على التواصل.
• الرؤية السليمة: هذه الخطوة تتضمن الأخذ في الحسبان واقعية خطة التغيير والابتكار ومشاعر العاملين والأهداف التي يجب تحقيقها.
• التواصل: الخطوة الأهم والأصعب لأنها يجب أن تحدث بطريقة إيجابية لتجعل اكتمال التغيير أسهل.
• تحقيق التغيير: يتطلب ذلك الدعم المستمر والتواصل ومحاول إزالة العقبات.
• التركيز على الأهداف قصيرة المدى: لأن ذلك سُشعر الجميع بالإنجاز بدون الكثير من الضغط.
• لا للاستسلام: التراجع أمر مرفوض في هذا النموذج.
• دمج التغيير فعليا: التغيير ليس فقط خطة مؤسسية ولكن يجب أن يكون ضمن ثقافة المكان أيضا.

اقرئي أيضا: نصائح جاك ويلش الذهبية لكل قائد يرغب في التطوير

الفرق بين الهيكل التنظيمي والهيكل الوظيفي وأهميتهما

أهمية العمل الجماعي الفعال والمبادىء التي يقوم عليها

مصدر الصورة الرئيسية