كيفية إدارة الأزمات في المشروعات وتقليل خسائرها

كل المؤسسات والشركات بمختلف أحجامها وأنشطتها معرضة لمواجهة الأزمات، ومن الضروري أن تتعرف كل الشركات على كيفية التعامل مع إدارة الأزمات في الأوقات المختلفة، وأن تضع الخطط والسيناريوهات البديلة التي تضمن الحفاظ على قدرتها في حل مشكلاتها والخروج من الكوارث المختلفة بأقل الخسائر

 إدارة الأزمات والمخاطر

كيفية إدارة الأزمات

كيف يمكن التخطيط لإدارة الأزمات

ببعض الخطوات والخطط تتمكن الشركات من تقليل خسائرها عند مواجهة الأزمات، بل يمكنها تجنبها تمامًا، فمن أهم أسس الإدارة التي يجب الاهتمام بها وتوليتها قدر أكبر من الاهتمام داخل المؤسسات بمختلف أحجامها، هو التخطيط، ويكن التخطيط لإدارة الأزمات كالآتي:

• التنبؤ أو التوقع بحدوث الكوارث، فمثلًا، خلال الفترة الحالية تواجه الشركات الكثير من التحديات، وتجعلها أمام مستقبل مجهول، بسبب ما فرضه فروس كورونا المستجد، كوفيد 19، على كل قطاعات الأعمال، إلا أن الشركات التي كان لديها إدارة مخصصة للأزمات، وخطط واضحة لكيفية التعامل مع الأزمات، ستتمكن من عبور هذه الأزمة بخسائر أقل نسبيًا من الأخرى التي لم تضع توقعات لمثل هذه الأمور.

فإدارة الأزمات مع انتشار فيروس كورونا، قد يكون أحد الأمور الصعبة، بسبب عدم وجود رؤية واضحة لوقت انتهاءه، ولكن الشركات التي نجحت في وضع خطط واضحة وبدائل لها خلال الفترات المقبلة ستمكن من عبور هذه المرحلة بأقل الخسائر.

• وضع سيناريوهات محتملة، فمن الضروري عدم افتراض سيناريو واحد والسير في اتجاهه، حيث أن ذلك قد  يعرض الشركات للارتباك، ويفاجئها بحدوث سيناريوهات غير متوقعة وخارج الحسبان، وبالتالي تواجه خسائر ضخمة.

فمن الضروري وضع سيناريوهات واحتمالات مختلفة، وفق تحديات السوق وطبيعة عمل الشركات، وميزانيتها، والعوامل الأخرى التي تتحكم في نشاطها مثل السوق التنافسية، وحجم الشركة، وطاقة العمل بها، وغيرها من عوامل أخرى، فوضع الخطط البديلة، والسيناريوهات المتوقعة يجنب الشركات الكثير من الخسائر، أو يضمن لا الخروج بأقل خسائر ممكنةن وفي أضعف الأحوال سيضمن بقائها.

• تهيئة العمالة والعنصر البشري على التعامل مع الأزمة، فعلى سبيل المثال، بعد ما فرضه فيروس كورونا على قطاع الأعمال المختلفة، فالشركات التي حرصت على تطوير العنصر البشري بها، وتهيئته للعمل مع أساليب التكنولوجيا المختلفة، هي الشركات التي نجحت في استكمال أعمالها وتوفير الوقت.

فالعنصر البشري أحد أهم العوامل الأساسية التي يجب منحها أولوية عند التخطيط لإدارة الأزمات، فلا توجد شركة واحدة في العالم أيًا كان حجمها أو طبيعة نشاطها تستطيع الخروج أو التعامل مع أزماتها دون وجود عنصر بشري مؤهل لذلك.

• تضافر الأقسام المختلفة وتعاونها، فمن الضروري أن تحرص الشركات على إيجاد روابط عمل قوية بين مختلف إداراتها، وتوفير مناخ صحي يضمن للعاملين الاستمرار والتعامل مع الإدارات المختلفة دون ضغوط أو توتر، فيساعد ذلك على استكمال الخطط بنجاح، فعمل الإدارات متكامل، ولا تستطيع إدارة تحقيق نجاح وحدها دون أخرى، لذلك فمن الضروري أ تحرص الشركات على توفير مناخ جيد بين إداراتها، وعلى تقوية الروابط بينهما.

• إطلاع جميع الإدارات بمختلف أفرادها على الخطط، أوعل ما يخصهم ويرتبط بطبيعة عملهم فيها، فتهيئة العنصر البشري داخل الشركات والتأكيد على أهمية دوره، يوفر على الشركات مجهود ووقت كبير عند حدوث أزمة، ويضمن لها تحرك جميع قواها بما يضمن مصلحتها واستمراريتها.

• اختبار الخطة، فوضع الخطط أمر ضروري، والاستعداد للكوارث والأزمات داخل الشركات أحد أهم الأمور التي يجب ألا تغفلها الشركات، ولكن، من لضروري أيضًا عند وضع الخطط، تجربتها على أوقات متباعدة، فمثلًا عند وضع خطط للتعامل مع الزلازل والكوارث الطبيعية، فمن الضروري على المؤسسات اختبار هذه الخطة كل 6 أشهر على الأقل لضمان تنفيذ الخطة بشكل جيد، ولتهيئة العنصر البشري على المواجهة.

• صيانة المعدات وحل المشكلات البسيطة سريعًا، لأنها ستكون خطوة مهمة وأساسية عند مواجهة الأزمات.

• تجهيز غرفة عمليات لإدارة الأزمات والكوارث، فتحتاج الشركات عند وقوع كارثة ما، إلا تشكيل غرفة لإدارة الأزمات يتواجد بها العقول المؤثرة، وأصحاب الرؤى الواضحة، والأشخاص المؤهلين للتعامل مع الأزمات بكفاءة عالية داخل كل مؤسسة.

كيفية مواجهة الأزمات داخل الشركات

• التخطيط لإدارة الأزمات خطوة لا يمكن تجاهلها،  ولكن بعد انتهاء التخطيط وتوفير الاستعدادات اللازمة تأتي مرحلة المواجهة، فبعد تأهيل  العنصر البشري، وتجهيز المعدات، وتشكيل الإدارات المختلفة للتعامل مع الأزمة، ماذا يجب أن يحدث للتمكن من مواجهة الأزمة بشكل فعال وجيد يضمن للشكة تقليل خسائرها قدر الإمكان؟:

• تنفيذ الخطط والسيناريوهات التي تم التخطيط لها بكل دقة، وعدم الارتجال، وفي حالة تطلب الأمر الخروج عن الخطة المفروضة أو القيام ببعض التصرفات خارجها، لا يجب أن يحدث ذلك بشكل فردي ويتطلب الأمر مشاركة كل العناصر، بحيث لا يحدث إخلال بالخطة الأساسية.

• توفير خدمات طوارئ عاجلة، فوضع الخطط أمر ضروري، إلا أن احتمالية حدوث أمور خارجة عن المألوف أمر وارد جدًا، واحتمالية تعرض أحد العاملين للضرر أيضًا أمر وارد، لذلك فمن الضروري تجهيز خطة طوارئ واضحة عند مواجهة الأزمة، فمع فرض فيروس كورونا على المستشفيات لتحد وأزمة حقيقية، فمن المحتمل بنسب كبيرة أن تتعرض الأطقم الطبية لخطر نقل العدوى، وهنا فمن الضروري أن تجهز المستشفيات خطة طوارئ للتعامل مع هذه المشكلة لتتمكن من استكمال مواجهتها لأزمة انتشار الفيروس.

• تجهيز غرف متابعة عمليات مزودة بأحدث الأجهزة، وهو ما ستحتاجه الشركات التي يتطلب عملها متابعة جميع أفرادها في أثناء تواجدهم في مواقع العمل ميدانيًا، مثل الشركات المتخصصة في الإنشاءات.

اقرئي أيضًا: أهمية فن الإدارة في نجاح المؤسسات وتحقيق أهدافها
 

ماذا يحدث بعد إدارة الأزمات

بعد انتهاء الشركات من إدارة أزماتها وفق خطة معينة تتناسب مع طبيعة تخصصها، ونشاطها، ومواجهتها لأزمة وتطبيق السيناريوهات المطروحة بحرفية شديدة، تأتي مرحلة ما بعد مواجهة الأزمات، وهي المرحلة التي تسعى فيها الشركات لاستعادة توازنها، فكيف تستعيد الشركات توازنها بعد الأزمات والكوارث!

• حصر الخسائر سواء التي تعرضت لها المنشآت أو الأفراد.

• إعادة تأهيل الأشخاص، فإذا كانت طبيعة عمل الشركات تفرض عليها مواجهة العنصر البشري لمخاطر كبيرة، مثل شركات الأمن أو ما شابه ذلك، فمن الضروري إعادة تأهيل الشركات للعاملين بها، والاهتمام بعلاج الآثار النفسية إن وجدت.

• تقييم الإجراءات التي تم اتخاذها، وتقييم الخطط، فوضع الخطط أمر مهم وضروري، ولكن تنفيذها أيضًا أمر في غاية الأهمية، وعلى الشركات تقييم تنفيذها للخطة، والاستفادة من الأخطاء والإيجابيات التي حدثت بها، ومراعاة ذلك عند تخطيطها لإدارة الأزمات المقبلة، وتعديل خطتها.

• المشاركة والاستفادة ففي بعض القطاعات يتطلب الأمر الاستفادة من تجارب المؤسسات الأخرى، فإذا وضعنا أزمة انتشار فيروس كورونا كنموذج، فمن الضروري أن تشارك المستشفيات والقطاعات الصحية تجربتها للاستفادة منها والعمل على إيجاد مخرج أو حلول لهذه الأزمة.

وإدارة الأزمات لا تتوقف فقط عند إدارة المشكلات المالية التي قد تتعرض لها الشركة، أو المشكلات الخاصة بالعنصر البشري، ولكن إدارة الأزمات والكوارث تمتد لتصل حد التعامل مع الكوارث الطبيعية وانتشار الأوبئة، فالتعامل مع الزلازل والانهيارات الأرضية أحد أهم المشكلات التي يجب التخطيط لها واختبار الخطة من وقت لآخر، لذلك فمن الضروري مراعاة كيفية تعامل الشركات مع الأزمات والكوارث لتتمكن من الخروج من الأزمة بأقل الخسائر الممكنة وتضمن بقائها.

اقرئي أيضًا:

أنواع الشركات والتعريف القانوني لكل شركة

فن التفكير خارج الصندوق لحلول إبداعية ومبتكرة

10 نصائح للمديرين لإدارة العمل من المنزل بكفاءة