مهارات يجب التمتع بها عند العمل في خدمة العملاء

أن تكون موظفا في خدمة العملاء فهذا أمر صعب بالرغم من أن هذه الوظيفة قد تبدو سهلة من الخارج. فهذه الوظيفة قد تكون أصعب وأهم من وظيفة مدير الشركة نفسها، لماذا؟ لأن موظف خدمة العملاء هو حلقة الوصل بين الشركة والعملاء، فهو مُمثل الشركة أمام من يتعاملون معها. فتصرف أنيق بسيط من هذا الموظف قد يجعل الشركة تكسب الكثير من العملاء، وخطأ صغير قد يُدمر الأمر.

لذلك فوظيفة خدمة العملاء تحتاج لبعض المهارات والتدريب لتكون موظف خدمة عملاء جيد تستطيع أن تخدم العميل، وترفع مكانة الشركة أيضا. فما هى تلك المهارات؟

مهارات وظيفة خدمة العملاء

وظيفة خدمة العملاء هى تلك المُختصة بحل مشاكل العملاء التي تواجههم بسبب الخدمة أو المنتج الذي تُقدمه الشركة، أو إيجاد حلول لمشاكلهم في مرحلة ما بعد البيع. كما أنها جسر من التواصل بين الشركة والعملاء. لذلك فموظفوا خدمة العملاء يجب أن تتوافر فيهم الصفات التالية...

1- مهارات التواصل مع الآخرين

أهم وأكثر المهارات طلبا في موظفي خدمة العملاء هى مدى قدرتهم على التواصل بشكل فعّال مع الآخرين. هذا التواصل ينقسم بين التواصل البصري ولغة الجسد عند مقابلة العميل، وحتى التواصل اللفظي عند التحدث في الهاتف أو المحادثة الأونلاين. 

فالقدرة على التواصل مع العملاء تتمركز في قدرة الموظف على شرح الحلول بطريقة بسيطة والإجابة على أسئلة العميل بوضوح. كما يجب أن يتحلى موظف خدمة العملاء بشىء من الفطنة والذكاء الذي يجعله يشعر بمدى فهم العميل للكلام، ومساعدته قدر الإمكان على حل مشكلته. وتتضمن مهارات التواصل أيضا الحديث بلباقة والقدرة على استيعاب غضب العميل وغيرها من جوانب التواصل المهمة بين الموظف والعميل.

2- القدرة على حل المشكلات

طبيعي أن يكون موظف خدمة العملاء قادر على حل المشكلات. ولكن يختلف الأمر عندما تكون هذه المهارة في الشخص من الأساس. فوظيفة خدمة العملاء تعتمد في الأساس على حل مشكلات العملاء، فهم يُريدون الحل فورا وأن يكون فعّال. لذلك يجب على موظف خدمة العملاء أن يكون شخص يعرف كيف يُفكر بسرعة في حل فعلي وسهل للمشكلة.

يتضمن الأمر أن يطرح الموظف أكثر من حل على العميل، وأن يُساعده على توصيل شكواه للقسم المختص إذا لم تكن الشكوى من تخصصه. كما يجب أن يستمر في التواصل مع العميل ليتأكد من حل المشكلة.

3- مهارات الاستماع

واحدة من أهم المهارات التي يجب أن يتمتع بها موظف خدمة العملاء هى قدرته على الاستماع. وتتجلى هذه المهارة في أقسام خدمة العملاء التي تعتمد على التحدث تليفونيا مع العملاء. فالموظف يتعرض للاستماع لعشرات العملاء خلال فترة عمله اليومية، بمختلف ثقافاتهم وشخصياتهم.

لذلك يجب أن تكون لديه القدرة على الانصات بشكل جيد للناس في العموم. ولكن مع كثرة المكالمات قد لا يستطيع جميع الموظفين الحفاظ على هذه المهارة وبالتالي يجب تطويرها من خلال التركيز في كلام العميل وسؤاله عدة أسئلة، وكتابة النقاط المهمة أثناء المحادثة للرد بعد ذلك.

اقرئي أيضا: أهمية مهارات الانصات لعلاقاتك الاجتماعية والمهنية

4- تحمل المسئولية

بالرغم من أن وظيفة خدمة العملاء قد تبدو روتينية، إلا أنها وظيفة مليئة بالأحداث. لذلك قد يضطر موظف خدمة العملاء في بعض الأحيان أن يتخذ قرارات تبعا للموقف وقصة الشكوى والعميل. وهذا يعني أن موظف خدمة العملاء يجب أن يتحلى بتحمل المسئولية والقدرة على اتخاذ القرارات. لأن في بعض الأحيان قد يتطلب الأمر ذلك في وقت لا يستطيع فيه الرجوع لمديره.

5- التحلي بالصبر

أغلب الذين يكرهون وظيفة خدمة العملاء أو يفشلون فيها هم أشخاص غير صبورين. فهذه الوظيفة تحتاج للصبر أكثر من أي شيء آخر. 

فعل سبيل المثال، موظف خدمة العملاء سيتعامل مع أشخاص لا يعرفون كيف يشرحون مشكلتهم، أو الأكثر صعوبة لا يفهمون كيفية الحل أو تنفيذ الخطوات التي يقولها الموظف. كما أنه سيتعامل مع أشخاص من مختلف الأعمار، ومن ثقافات متنوعة. لذلك عليه دائما أن يكون صبورا في التعامل معهم ويُحافظ على هدوءه قدر الإمكان.

6- الثقة بالنفس

الثقة بالنفس هى تلك الصفة التي تُظهر كل الصفات الإيجابية الأخرى في موظف خدمة العملاء. فالعميل ينظر لموظف خدمة العملاء وكأنه منقذه من مشكلة ما. ويعتبر الحلول التي يُخبره بها موثوق بها تماما. لذلك فإذا كان الموظف لا يثق بنفسه وبالكلام والحلول التي يقولها، فهذا سيُضعف ثقة العميل فيه وفي الشركة. يجب أن يكون مُحدد وواثق من كل كلمة وحل يُخبر به العميل

اقرئي أيضا: مهارات الإقناع وكيفية التأثير في الآخرين

7- الذكاء وسرعة البديهة

موظف خدمة العملاء لا يتحدث مع عميل واحد أو اثنين طوال اليوم، ولكنه شخص مشغول دائما بالرد على الكثير من العملاء بالتتابع وفي أوقات الذروة أيضا. لذلك يجب أن يتحلى بالذكاء، ليكون قادرا على حل المشكلة أو أي موقف بسرعة وسهولة. كما يجب أن يكون سريع البديهة ليستطيع التعامل مع أي موقف مُفاجىء والتعامل مع العميل بسلاسة مهما كانت شخصيته.

8- اللباقة والتحدث بطريقة إيجابية

علاقة موظف خدمة العملاء بالعميل لا تقتصر فقط على حل المشكلة، ولكنها تتضمن أيضا محاول بناء علاقة جيدة مع العميل ليثق في الشركة ويكون راضي عن أداء الموظفين. فمن أهم الصفات التي تُميز موظف خدمة العملاء أن يكون لبق ومتحدث جيد وأن يتكلم مع العميل بطريقة إيجابية طوال الوقت.

فكلمات بسيطة مثل إلقاء السلام والسؤال عن العميل، وطمئنته بأن المشكلة ستُحل وأن رضاءه مهم تجعل العميل يُكرر تجربة الاتصال بخدمة العملاء مرة أخرى وتخلق بداخله نوع من الإخلاص لهذه الشركة.

9- الهدوء والقدرة على التحمل

من أصعب المواقف التي تمر على موظفي خدمة العملاء هى تلك التي يفقد العميل أعصابه ويُقرر أن يرفع صوته وتتصاعد المشكلة. لذلك يجب على موظف خدمة العملاء أن يتمتع بقدر عالي من الهدوء والتصرف بحكمة في هذه المواقف. فمن المهم أن يستطيع الموظف امتصاص غضب العميل والتعامل بطريقة ذكية لاحتوائه مرة أخرى.

اقرئي أيضا: مهارات التفاوض التي يجب أن تمتلكها لمسيرة مهنية ناجحة

10- المرونة والقدرة على إدارة الأزمات

تعتمد وظيفة خدمة العملاء في كل شركة على بعض القوانين والثوابت التي تضعها الشركة ليتبعها الموظفين في التعامل مع العملاء. ولكن، وبالرغم من أهمية اتباع الموظف لهذه التعليمات، يجب أن يتحلى أيضا بالمرونة للتصرف حسب الموقف. كما يجب أن يكون قادر على إدارة الأزمات في الحالات التي تتصاعد فيها المشكلة ويغضب العميل بشدة مثل أو في حالة حدوث أي كارثة من نوع آخر.

فقد تختلف صعوبة مشاكل العملاء وطرق حلها، وقد تختلف حالة العميل نفسه، فالموظف يُقابل عملاء سعداء أحيانا، وغاضبين أحيانا أخرى كثيرة. لذلك فالمرونة وحسن التصرف صفات ستجعله قادرا على التعامل مع مختلف أنواع العملاء.

11- القدرة على امتصاص الغضب

موظفو خدمة العملاء يتعرضون للكثير من المواقف الصعبة مع عملاء مختلفين. وتزداد الصعوبة في حالة غضب العميل سواء بسبب عدم حل مشكلته أو لأي سبب آخر قد لا يتعلق بالخدمة أو السلعة المُقدمة في الأساس. وموظف خدمة العملاء يجب أن يكون حريصا لتفادي هذا الأمر، وقادرا على امتصاص غضب العميل مهما كانت درجة هذا الغضب. 

فموظف خدمة العملاء يجب أن يفهم أن الأمر ليس شخصيا بينه وبين العميل، فالعمل إما غاضبا من الشركة نفسها والتي بالنسبة له تتمثل في هذا الموظف، أو غاضبا من أشياء أخرى في حياته الشخصية. مهما كان السبب يجب أن تم التعامل معه بمنتهى الذكاء والفطنة لإدارة هذا الغضب.

12- القدرة على العمل تحت ضغط

هذه الصفة تكاد تكون الأهم في أي عمل هذه الأيام، وتحديدا وظيفة خدمة العملاء. فالضغط الذي يتعرض له هؤلاء الموظفون كبير، سواء من العملاء، أو من المديرين أو من ضغط العمل نفسه.

اقرئي أيضا: كيفية التعامل مع العملاء أصحاب الطباع الحادة

أهم مهارات التواصل التي لا بديل عنها لتنجح في عملك

المهارات الشخصية التي تحتاجها لتنجح في مجال عملك

مصدر الصورة الرئيسية