7 خطوات لحل المشكلات بفاعلية في العمل

تعتبر مهارات حل المشكلات واتخاذ القرارات من أبرز المهارات التي يجب أن يتحلى بها الموظفين لأنهم سيحتجونها كثيرًا خلال العمل، فمن الطبيعي ألا يسير كل شيء بشكل جيد. ويميل الناس إلى القيام بثلاثة أشياء عندما يواجهون مشكلة: يخافون أو لا يرتاحون ويرغبون في زوالها، يشعروا أنه يتعين عليهم التوصل إلى إجابة ويجب أن تكون الإجابة الصحيحة، أو يبحثون عن شخص يلوموه، وبالتالي مواجهة مشكلة تصبح مشكلة.

هناك سببان يجعلنا نميل إلى رؤية المشكلة على أنها مشكلة يجب حلها ولسنا متأكدين من كيفية العثور على أفضل حل، ومن المحتمل أن تكون هناك صراعات حول ماهية الحل الأفضل. ويميل معظمنا إلى "تجنب الصراع"، ولا نشعر بالراحة في التعامل مع الصراع ونميل إلى الشعور بأن شيئًا سيئًا سيحدث.. في حين أن الهدف من عملية حل المشكلات هو جعلنا (الشركة) "أكثر كفاءة في إدارة النزاع".

لذلك في هذا الموضوع سنتكلم عن استراتيجية واضحة لحل المشكلات من خلال خطوات محددة يمكن تطبيقها للوصول إلى حل مُرضي ويمكن تطبيقه.

خطوات حل المشكلات

فيما يلي سبع خطوات فعالة لحل المشكلات في العمل:

1-تحديد المشكلة

كن واضحا بشأن ماهية المشكلة. وتذكر أن الأشخاص المختلفين قد يكون لديهم وجهات نظر مختلفة حول القضية والحلول.

خطوات حل المشكلات

2-فهم مصالح الجميع ووجهة نظرهم

هذه خطوة حاسمة عادة ما تكون مفقودة.. لكل شخص في المشكلة احتياجات يريد إشباعها عن طريق حل معين، وعليه فكثيرًا ما نرفض الحلول الأخرى لأننا نركز على ما نريد فقط.. فيما أن أفضل حل هو الذي يرضي اهتمامات الجميع واحتياجاتهم. لذلك هذا هو وقت الاستماع الفعال، اتركوا خلافاتكم لبعض الوقت واستمعوا لبعضكم البعض بنية الفهم.

3-قائمة الحلول الممكنة

هذا هو الوقت المناسب للقيام ببعض العصف الذهني. قد يكون هناك متسع كبير للإبداع.. وفي تلك المرحلة يكون هناك حاجة لفصل قائمة الخيارات، عن تقييم تلك الخيارات.. اكتفي بالتفكير في تلك المرحلة.

4-تقييم الخيارات

ما هي الإيجابيات والسلبيات لكل حل؟ بكل صراحة، فكر مع زملائك في كل حل على حدة، من المستفيد من هذا الاختيار وهل سيعود بايجابيات عليك أكثر من السلبيات التي سيجترها أم لا؟ كن منتفتحًا للاستماع لكل وجهات النظر حتى يمكنك الاختيار ولكن انتبه أن مرحلة الاختيار ستأتي وحدها لذلك اترك هذه الخطوة للتقييم فقط.

5-حدد خيارًا أو خيارات

ما هو الخيار الأفضل في الميزان؟
هل هناك طريقة "لتجميع" عدد من الخيارات معًا للحصول على حل أكثر إرضاءً؟
اجمع زملائك للوصول إلى أفضل اختيار متاح أو خلق خيار جديد بدمج كل الخيارات الجيدة للوصول إلى أفضل صيغة ممكنة.

خطوات حل المشكلات عمليًا

6-توثيق الاتفاق

لا تعتمد على الذاكرة، ستساعدك كتابة الاتفاق على التفكير في كل التفاصيل والآثار المترتبة على تلك الخطوة، فوضع الأفكار على الورق يمكن أن يفيد كنظرة جديدة للأمر.

7-الاتفاق على الطوارئ

قد تتغير الظروف هذا شيء وارد بالطبع، لذلك يجب أن تعقد اتفاقيات طوارئ حول كل الظروف المستقبلية المتوقعة، لتكون مكملة للحل الذي تم التواصل إليه.

ويجب أن تعرف أن حل المشكلات الفعال يستغرق بعض الوقت والاهتمام، لكنه وقتًا واهتمامًا أقل مما تتطلبه مشكلة لم يتم حلها جيدًا.
كما يمكن تطبيق الخطوات السابقة بين شخصين، أو من قبل شخص واحد يواجه قرارًا صعبًا. وكلما زادت صعوبة المشكلة وأهميتها، زادت فائدة وضرورة استخدام عملية منضبطة لحلها. لا تقلق إذا شعرت أنك غير مريح في البداية.. سيكون لديك الكثير من الفرص للتدرب.

اقرئي أيضًا: