كيف تكتب إيميلات أفضل؟..10 نصائح تخبرك

المحتوى:

كتابة إيميل أفضل

1- الهدف من الإيميل

2- كن هادئا

3- عنوان الإيميل

4- افتتاحية البريد الإلكتروني

5- بداية ووسط ونهاية

6- قائمة بالنقاط الرئيسية

7- تحديد من تخاطبه في الإيميل

8- العناوين الفرعية والخطوط العريضة والأدوات المساعدة

9- ختام فعال للبريد الإلكتروني

10- مراجعة جيدة

استخدام البريد الإلكتروني بات من أهم طرق التواصل في كل أماكن العمل تقريبا، ففي الغالب هو وسيلة تعارفنا الأولى مع المكان الذي سنعمل به أو هو الورقة التي يمكننا استخدامها بذكاء حتى يتم قبولنا بوظيفة جديدة، وطريقتنا لعرض فكرة أو إنجاز أي من المهام المتعلقة بالعمل، ولذلك رغبتنا في معرفة كيف يمكننا كتابة إيميلات أفضل تتزايد أهميتها مع معرفتنا بإمكانية حدوث مشكلات قد تنتج عن سوء الفهم أو الاعتماد على تعبير غير مناسب وفي غير محله، مما قد يفسد الأمر بالكامل.

نصائح كتابة إيميل أفضل

عند كتابة بريد إلكتروني نريد أن نرسله ليوضح فكرة محددة وواضحة، ولكننا نكتشف أننا استخدمنا كلمات وتعبيرات أو اعتمدنا على أسلوب غير مهني أدى في النهاية إلى نتائج وعواقب سلبية لم تكن مقصودة، دون أن نعلم كيف يمكننا تلافي حدوث ذلك، وغير مدركين أنه حتى كتابة الإيميلات وإرسالها يجب أن تخضع لمجموعة من المعايير والاعتماد على مهارات تجعل رسالتك واضحة وموجزة وبسيطة.

وبالبحث عن النصائح التي يمكنها أن تساعدنا على تطوير مهارات وأدوات كتابة البريد الإلكتروني- بغض النظر عن الهدف منه- وجدنا مجموعة من النقاط العامة التي يمكن الاعتماد عليها لنضمن كتابة إيميل بطريقة أفضل دون أخطاء أو مزيد من سوء الفهم.. وأهم ما يجب عليكم اتباعه:

الهدف من الإيميل

أهم ما يجب معرفته قبل أن تبدأ في كتابة البريد الإلكتروني أن يكون واضح بذهنك الهدف الأساسي منه، هل هو إيميل للتذكير بمهام معينة؟ أو لطلب اجتماع؟ أم هو من أجل الضغط على صفحة معينة أو التواصل مع شخص محدد؟ المهم أن يكون هذا الهدف واضح وبسيط، وأن يتم الإشارة إليه في الإيميل بشكل لا يقوم بإرباك من يتلقى بريدك الإلكتروني، كأن تطلب أكثر من أمر لا علاقة لهم ببعض، أو تفرد في كتابة مقدمة وخاتمة طويلة لا تحقق ما تريده دون التركيز على أهم ما تتوقع أن يصل للشخص الآخر من خلال إيميلك.

كن هادئا

من الممكن أن يبدو الهدوء تصرف غريب عند إرسال بريد إلكتروني، ولكن ما أثبتته التجارب أن اتصافك بالهدوء وعدم التسرع قبل أن ترسل إيميلك يساعد على تنظيم أفكارك ويجعلك تختار ما تريد قوله بعناية ويجعلك تدرك ما هو أهم ما تريد قوله، كما أنه يبعد عنك أخطاء الحماس المتسرع.

عنوان الإيميل

هل أنتم ممن يغفلون أن يرسلوا بريدهم الإلكتروني مع عنوان للموضوع. للأسف أنت ترتكب واحد من أكبر الأخطاء التي تعني أن إيميلك غير مهني ولن يحقق الهدف الذي تريده، فيجب أن يكون للبريد الإلكتروني الذي تقوم بإرساله عنوان محدد وواضح دون غموض أو تعقيدات ويشير للمحتوى الرئيسي للإيميل، كما يألا يكون طويل، وتحاول أن يكون جذاب ومثير للاهتمام.

افتتاحية البريد الإلكتروني

أول ما يقابل قاريء إيميلك هو الذي يحدد ما إذا كان سيُكمل قراءته ويهتم بما تخبره به أم لا؟ كما أنه يوضح مدى مهنيتك واتباعك لأسلوب احترافي في التواصل مع الآخرين، حسب طبيعة التعاون بينكم، ويبدأ الأمر من التحية التي تستخدمها والجملة الافتتاحية، التي يُفضل أن تكون رسمية وفي نفس الوقت تتحدث بصيغة ودودة غير حادة. وفي بعض الأحيان من الأفضل أن تكون لغتك أقل رسمية في حالة إرسال البريد الإلكتروني لزميلك في العمل.

كيف تكتب إيميلات افضل

مصدر الصورة

بداية ووسط ونهاية

من غير المنطقي أن يكون البريد الإلكتروني عبارة عن كتلة كبيرة من الكلمات التي يمكنه أن تكون متاهة لا يفهم منها من يستقبل رسالتك أي شيء، لذلك اهم ما يجب أن تتاكد منه أن تقسم رسالة البريد الإلكتروني غلى بداية أو افتتاحية- كما أوضحنا- تقدم فيها التحية وتستهل إيميلك بعدها بما تريد الحديث عنه، إما سياق سابق تريد استكماله أو موضوع جديد تود أن توضحه.

أما وسط الإيميل أو جوهر ما تريد الحديث عنه، فمن الأفضل أن يركز على المعلومات التي تريد توضيها وتفاصيلها وتقديمها بشكل منطقي وودود وواضح وبسيط، دون أن يكون هناك شيء من الغموض أو سوء الفهم، وخاتمة الإيميل تكون طلب لاتخاذ إجراء أو قرار معين، أو تقوم باقتراح تاريخ ووقت معين لاستلام ما تريده، أو السؤال عن رد الفعل على ما قمت بطرحه، مع الانتهاء بكلمات ودودة وترك توقيعك.

قائمة بالنقاط الرئيسية

بعد أن تقوم بتحية مَن ترسل له إيميلك، قم على الفور بالانتقال إلى النقطة أو الموضوع الرئيسي الذي تريد توضيحه وترسل الإيميل من أجله، وإذا كان هناك أكثر من نقطة أو موضوع رئيسي فيمكنك عمل قائمة بهم، مثلا تذكر أنك توضح مجموعة من الأمور، وأو تريد أن تطلب مجموعة من المهام، وقد تكون هذه النقاط لذكر مميزات أو مواصفات اتباع طريقة أو منهجية جديدة في العمل.

تحديد من تخاطبه في الإيميل

إذا كانت رسالة البريد الإلكتروني الخاصة بك تتضمن أكثر من شخص، فيجب ان تكون واضح في تحديد مهمة كل شخص، فإذا كنت تريد من أحد زملائك أن يرسل لك قائمة بأسماء العملا، فاذكر ذلك بشكل واح. وفي حالة الإيميلات الخاصة بطلب الوظيفة، من الأفضل أن تخاطب المسئول عن إدارة الموارد البشرية بشكل مباشر، وتذكر اسمه في حال كنت تعرفه.

العناوين الفرعية والخطوط العريضة والأدوات المساعدة

في كثير من الأحيان، تكون رسالتك على البريد الغلكتروني لمن تراسله هي واحدة من بين عشرات الرسائل، وتريد ان تلفت انتباهه بأسرع طريقة إلى أهم ما تريد قوله، ولذلك يمكنك الاعتماد على العناوين الفرعية، في حال كان هناك اكثر من نقسة تريد التطرق إليها، أو أن تقوم بتظليل بعض الكلمات المهمة أو كتابتها بخط عريض، ليتمكن قاريء إيميلك أن ينتقل إليها على الفور دون الحاجة لقراءة الإيميل بالكامل.. كما يمكنك الاعتماد على الصور والرسوم ولينكات المواقع لتوضح فكرتك.

ختام فعال للبريد الإلكتروني

من المهم، أن تترك لمَنْ يقرأ إيميلك انطباع جيد وودود، ولذلك يجب أن تكون خاتمة رسالة البريد الإلكتروني عبارة تنهي بها ما أرسلت وتتضمن طلب رد فعل، مع رسالة مرحبة وتوقيعك. وحاول الحصول على توقيع احترافي ثابت مع رسائلك يتضمن معلومات متعلقة برقم الهاتف والاسم والمسمى الوظيفي.

مراجعة جيدة

قبل أن ترسل البريد الإلكتروني، احرص على مراجعته جيدا وقراءته بالكامل للتأكد من خلوه من الأخطاء الإملائية واللغوية، وكذلك لمزيد من التنسيق والتحقق من الصياغة العامة، وأن تكون تهجئة الأسماء وبياناتهم صحيحة، وكذلك المعلومات التي توردها في إيميلك.. واحرص على أن يكون الإيميل موجز غير مسهب أو طويل.

كانت تلك أهم المعلومات والنصائح التي يمكنها أن تساعدك على أن ترسل بريد إلكتروني أفضل.. اتبعها حتى تكون رسالتك دوما واضحة.

^{*المصارد هنا وهنا}