5 خطوات لكتابة خطة عمل مشروعك

عندما تبدأ شركتك الخوض في عمل شراكات مع عملاء مختلفين، وتسعى إلى التوسع والترويج لما تقدمه بصورة أكثر احترافية، يعني ذلك احتياجها إلبى التواصل مع العملاء من خلال تقديم خطة عمل مدروسة ومكتوبة بحرفية.
الاحتياج إلى التواصل مع العملاء عن طريق مقترحات العمل، يعطي صورة ذهنية إيجابية عن الشركة وعن ما تقدمه، فمهما كان ما تنتجه الشركة عظيم وفريد، ولكن طريقة عرضه عشوائية ولا توحي بالجدية، فذلك جدير بأن يجعل الشركة والفكرة تخسر الكثير.
تلك مجموعة من الخطوات السهلة، التي يمكن إتباعها لعرض فكرتك من خلال مقترح عمل مكتوب بعناية وبعد دراسة وتفاني.

كيفية إعداد خطة عمل إدارية

1.جمع معلومات عن المشروع

البداية قد تبدو مشتتة، ولا تعرفين ما الطريقة المناسبة، ولكن الأمر ببساطة عبارة عن تجميع لكل المعلومات المتعلقة بالمشروع، أو الشراكة التي تخططين الدخول
فيها، إلى جانب المعلومات المتعلقة ببانات الشريك أو العميل المحتمل وسجلاته التجارية.

اقرئي أيضًا.. أفكار مشاريع مربحة بجانب الوظيفة

2.إطار خطة المشروع

قبل البدء بوضع خطة العمل، يمكن تنسيق إطار للمشروع يوضح الخطوط العريضة له، فتبدأين في طرح أسئلة من نوعية "من الذي سيدير المشروع؟ ومن المسئول في حالة حدوث مشكلة؟"، "ما الذي يجب القيام به أو تسليمه؟ وما الذي يتوقعه العميل؟"، وأسئلة أخرى حول "أين سيتم إنجاز المشروع؟ والمكان الذي سيتم تسليم المنتج النهائي به؟"، "متى يبدأ المشروع؟"، مع التطرق إلى "كيف سيتم إنجاز العمل وإدارته، مع الحصول على رضا العميل"، كما يجب معرفة "لماذا اخترت المناهج والطرق التي اتبعتها؟ ولماذا على العميل أن يختار مشروعك؟".
إذن الأمر كله يدور حول إجابة الأسئلة "من، ماذا، متى، أين، كيف، لماذا؟"، التي تمنحك تصورا أسهل عن خطة العمل التي تقومين عليها، ويشير إلى العقبات الرئيسية في المشروع.

اقرئي أيضًا.. أفكار مشاريع يمكن تنفيذها في مصر

3.كتابة المقترح

عليك البدء في تفصيل المعلومات التي عملت على تجميعها، وتحديد الطريقة المناسبة لتوزيعها في مقترح العمل وكتابته بصورة احترافية، مع وضع في الاعتبار أن يكون قصير وموجز، وفي الغالب يبدأ بمقدمة: تتضمن بيانات رئيسية عن شركتك ومشروعك والرسالة التي تعمل عليها، مع التركيز على ما يميزها ويظهر العلامة التجارية الخاصة بها.
بعد المقدمة، يأتي الملخص: الذي يوضح للعملاء والمهتميمن لماذا شركتك هي الأفضل والأكثر ملاءمة لهم؟ والنتائج التي يتوقعون الحصول عليها نتيجة هذه الشراكة أو التعاون، وفي جسد المقترح أو الجزء الأساسي تقومين بتفصيل اقتراح العمل الخاص بك، فتضعين المعلومات حول اللوجيستيات والتسعير وبيانات عن طريقة التواصل وموقع الشركة، وفي الأغلب يتضمن هذا الجزء إجابة الأسئلة التي تحدثنا عنها في إطار المقترح، ويضع التحذيرات والممنوعات التي تحدد قواعد التعامل بينكما.
وفي النهاية، تكتبين خلاصة تحث العملاء على قبول المقترح والتعاون معك، فتقومين بالتأكيد على النتائج الاستثنائية والمختلفة التي ستقدمها الشركة وتمنحها للعميل، مع وضع روابط وطرق للتواصل.

اقرئي أيضًا.. طرق تمويل المشاريع الصغيرة والأفكار الجديدة

4.مراجعة خطة المشروع المقترحة

من الأفضل خضوع المقترح للمراجعة مرة أخيرة قبل إرساله للعميل، يمكنك أن تقومين بإرساله لشخص آخر يراجعه بدلا منك، ليكون مثابة عين مختلفة على المقترح. وهناك بعض الأمور التي يجب عليك الحرص عليها عند كتابة المقترح، منها: التأكد من النبرة وطول المقترح، فالأفضل أن يكون قصير ومتوازن، مع أهمية أن يتضمن المعلومات الأساسية.
يجب حذف أي معلومات زائدة يمكن الحديث عنها في مجال آخر، والتوقف عن التكرار الممل وغير المفيد، مع استخدام لغة واضحة وسليمة وتجنب المصطلحات
المتخصصة.

اقرئي أيضًا.. أفضل تطبيقات تساعدك على إدارة ميزانية مشروعك